Redaksi, cari data pribadi, dan finalisasi

Artikel ini menjelaskan cara menghapus isi rahasia dari PDF secara permanen, menemukan data pribadi sebelum berkas dibagikan, dan menandai dokumen yang sudah disetujui sebagai final.

Beda Redact, Blackout, dan Whiteout

Tab Keamanan punya tiga cara untuk menyembunyikan isi. Hanya Redact yang benar-benar menghapusnya dari berkas.

Redaksi isi dokumen

1. Buka PDF.
2. Di tab Keamanan, klik Redact & Blackout. Panel terbuka dengan Mark for Redaction sudah terpilih.
3. Seret melintasi setiap area yang ingin dihapus. Anda bisa menandai area di beberapa halaman.
4. Untuk menyesuaikan tanda, klik Move / resize marks, lalu seret tanda atau pegangannya. Tekan Delete untuk menghapus tanda yang dipilih.
5. Klik Review & Apply.
6. Baca konfirmasinya, lalu klik Apply redactions. Klik Keep editing untuk kembali.
7. Simpan hasilnya dengan nama baru lewat Berkas › Simpan Sebagai (Ctrl+Shift+S).

Tombol Apply di kanan deretan tab dokumen menunjukkan jumlah tanda yang menunggu. Setelah redaksi selesai, aplikasi menampilkan pesan bahwa perubahan sudah ditulis ke dokumen.

Yang terjadi saat Apply

• Isi di dalam setiap area bertanda dihapus, di semua halaman bertanda sekaligus.
• Teks lain di halaman yang sama tetap bisa dipilih dan diedit setelah berkas disimpan dan dibuka ulang.
• Halaman tanpa tanda tetap memiliki teks dan grafis aslinya.
• Karakter yang bersinggungan dengan area redaksi dihapus sebagai karakter utuh.
• Gambar atau grafis yang terkena tanda diganti dengan gambar yang sudah dibersihkan di posisi yang sama. Resolusi objek itu bisa berubah, bukan seluruh halaman.
• PDF yang disimpan dibangun ulang sebagai berkas baru. Sumber daya asli yang tidak terpakai dan teks bertanda yang tersembunyi ikut dibuang.

Yang tidak ikut terbawa

PDF hasil redaksi adalah berkas baru. Bagian berikut dari berkas asli tidak disertakan:

• Metadata dokumen
• Lampiran
• Tautan
• Tanda tangan digital
• Kolom formulir interaktif. Tampilannya diratakan ke halaman lebih dulu, jadi isian yang terlihat tetap ada.

Tutup isi dengan Whiteout

Whiteout cocok untuk menutup kesalahan kecil sebelum dicetak, bukan untuk melindungi data.

1. Di tab Keamanan, klik Whiteout.
2. Seret di atas area yang ingin ditutup warna putih.
3. Klik Apply untuk menulis perubahan ke dokumen, lalu simpan.

Anda juga bisa memilih teks dengan Pilih Teks lalu memilih Whiteout Text dari menu pilihan.

Cari data pribadi

Perlu edisi Business atau lebih tinggi

Cari Data Pribadi memindai teks PDF yang terbuka untuk pola yang sering termasuk data pribadi menurut UU PDP. Yang dicari:

• Nomor NIK (KTP)
• Nomor NPWP
• Nomor kartu (diperiksa dengan algoritma Luhn)
• Nomor rekening setelah kata seperti "rek", "rekening", atau "a/c"
• Nomor telepon
• Alamat email
• Tanggal lahir setelah kata seperti "lahir" atau "DOB"
• Nomor paspor

Cara memindai:

1. Buka PDF.
2. Di tab Keamanan, klik Cari Data Pribadi.
3. Baca hasilnya di panel Privacy Scan.

Setiap kelompok hasil menampilkan jenis data, tingkat risiko (high risk atau medium risk), jumlah temuan, dan halamannya. Nilainya disamarkan sebagian, misalnya 08**********90. Pemindaian hanya melaporkan temuan. Gunakan Redact untuk menghapus data yang tidak ingin dibagikan.

• Jika tidak ada temuan, panel menampilkan Clean — nothing detected.
• PDF hasil pindaian tidak punya teks untuk dicari. Jalankan OCR lebih dulu. Lihat OCR.
• Klik Scan another file untuk memindai PDF lain.

Finalisasi dokumen yang disetujui

Perlu edisi Pro atau lebih tinggi

Finalisasi Dokumen menyiapkan PDF yang sudah disetujui untuk dibagikan. Perintah ini ada di tab Keamanan dan Tanda Tangan.

1. Buka PDF yang sudah disetujui.
2. Klik Finalisasi Dokumen.
3. Di Mark as, biarkan FINAL atau ketik label lain (maksimal 20 karakter).
4. Di Approved by, ketik nama dan jabatan pemberi persetujuan.
5. Pilih opsinya:
   • Diagonal FINAL watermark on every page menambahkan label sebagai tanda air diagonal yang samar.
   • Footer line with date and approver menambahkan footer kecil berisi label, tanggal dan jam, serta pemberi persetujuan.
   • Lock against editing (owner password — opening stays free) memasang sandi pemilik. Siapa pun bisa membuka berkas, tetapi pengeditan dibatasi. Ketik sandi pemilik di kotak di bawah opsi ini.
6. Klik Finalize.

Finalisasi selalu meratakan kolom formulir sehingga tidak bisa diisi lagi. Hasilnya terbuka di tab baru dengan akhiran -final pada namanya. Simpan dengan Berkas › Simpan Sebagai. Aplikasi juga mencatat sidik jari dokumen (SHA-256) di Riwayat Aktivitas. Lihat Otomatisasi.